Termini e condizioni di utilizzo dell’app BeYouXP (in avanti, la App)

A cosa serve la App.

La App, grazie alle proprie funzionalità, disponibili nei diversi moduli (in avanti, i ‘Moduli’) di cui consta (segnatamente, i Moduli denominati My Voice, Rewards, Growth e MyProfile), consente ai propri utenti di fruire di quanto di seguito descritto.

MyVoice, che consiste: nella diffusione di questionari (c.d. survey) relativi a competenze ed engagement dei lavoratori rispetto all’azienda, organizzazione di attività ed iniziative in azienda, gestione dei team aziendali, feedback su iniziative aziendali; programmi di welfare aziendale, on boarding dei lavoratori rispetto alla realtà e ad iniziative aziendali; nella proposizione, da parte degli utenti, di suggestion, aventi ad oggetto spunti di miglioramento su prodotti, servizi, processi ed esperienza in azienda, rivolte al manager di riferimento ed al team HR. Resta inteso che:
- I questionari, a seconda del singolo caso, sono anonimi o nominativi;
- Sono gli utenti a decidere, su base volontaria, se partecipare o meno alle survey
- La proposizione delle suggestion è volontaria;
- Sono gli utenti a decidere se rendere pubblico o meno il contenuto della suggestion
- Il sistema di permessi e livelli di visibilità dei dati predisposto per l’App rispetta il principio di minimizzazione e proporzionalità del Trattamento dei dati;
- I dati in chiaro vengono trattati in tale forma per la durata dell’iniziativa cui si riferiscono; al termine, vengono anonimizzati o cancellati.
MyReward: consente agli utenti di partecipare ai programmi di people management. I programmi prevedono che i partecipanti possano esprimere e ricevere voti e menzioni da parte degli altri partecipanti e possono consistere in award programs che prevedano l’assegnazione di premi ai dipendenti più votati. È l’utente a decidere se rendere pubbliche o meno le rewards ricevute nonché i propri punteggi (scores) calcolati anche sulla base delle rewards ricevute.
MyGrowth: consente:

(1) agli utenti di migliorare le proprie abilità e competenze tramite la partecipazione a specifiche “challenges”. Le challenges possono essere assegnate ai lavoratori e collaboratori dai propri manager responsabili (e/o richieste dai lavoratori e collaboratori a quest’ultimi) nell’ambito di iniziative dell’azienda mirate al miglioramento di capacità e competenze. Tali challenges prevedono un percorso di alcune settimane disseminato da alcuni “check-point” in cui si chiederà all’utente di rispondere a tre domande, che si ripeteranno sempre invariate, al fine di valutare l’utilità e l’efficienza della challenge in questione; l’unico check-point che differirà dal modello sinora descritto sarà quello finale, in cui oltre alle consuete tre domande, sarà data la possibilità all’utente di esprimere i propri commenti. Il completamento di una challenge può essere reso pubblico o meno a discrezione dell’utente. La partecipazione alla challenge è rimessa alla scelta del lavoratore o collaboratore.Resta inteso che:

- la partecipazione alle challenges da parte dei collaboratori e lavoratori non è obbligatoria;
- sono gli utenti a decidere se rendere pubblico o meno il contenuto della richiesta di challenge;
- il sistema di permessi e livelli di visibilità dei dati predisposto per l’App rispetta il principio di minimizzazione e proporzionalità del Trattamento dei dati;
- i dati in chiaro vengono trattati in tale forma per la durata dell’iniziativa cui si riferiscono; al termine, vengono anonimizzati o cancellati

(2) l’invio e la richiesta di feedback tra utenti su questioni attinenti l’attività lavorativa ed aziendale. Resta inteso che:

- La richiesta e l’invio di feedback sono facoltativi
- Il contenuto dei feedback rimane visibile solo agli utenti che ne effettuano l’invio o la richiesta
- Il team manager e l’HR manager hanno visibilità del solo numero delle interazioni feedback intervenute e del dato aggregato avente ad oggetto le parole più utilizzate nello scambio dei feedback; resta precisato che il dato aggregato consistente nelle parole più utilizzate non può di per sé consentire di risalire al contenuto di uno o più messaggi di feedback scambiati tra singoli utenti;
- il sistema di permessi e livelli di visibilità dei dati predisposto per l’App rispetta il principio di minimizzazione e proporzionalità del Trattamento dei dati;
- i dati in chiaro vengono trattati in tale forma per la durata dell’iniziativa cui si riferiscono; al termine, vengono anonimizzati o cancellati.

MyProfile: consiste nella sezione entro la quale sono riportate, per ciascun utente, skills e attribuzioni in azienda, i premi ricevuti visualizzabili sottoforma di “badge”; foto (opzionale); nome, cognome, email aziendale e job position.

È l’utente che decide quali informazioni mostrare agli altri utenti, le uniche informazioni visibili a tutti a prescindere da una specifica scelta dell’utente in tal senso sono il nome e il cognome dell’utente.

MyOKR: consiste in una sezione a supporto del framework OKR, acronimo di Objective Key results, dove il collaboratore può declinare la strategia organizzativa attraverso obiettivi e priorità condivise con il team attraverso metriche quantitative e misurabili.

In relazione a tutti i moduli ora descritti, è esclusa qualsiasi forma di discriminazione e disparità e garantita pari visibilità a tutti i soggetti.

Chi usa la App.

Elenco dei soggetti autorizzati all’utilizzo della App:

L’utente (di seguito, l’‘Utente’ e/o gli ‘Utenti’), ossia ogni soggetto che, in virtù di accordi tra il proprio datore di lavoro e BID Company S.r.l., società titolare della App (di seguito, la ‘Titolare della App’), è in grado di usufruire dei servizi disponibili sulla App.
Il dipartimento di Human Resources (di seguito, il ‘Dipartimento HR’) ed il dipartimento al quale l’utente appartiene all’interno dell’azienda datrice di lavoro dell’utente, i quali prendono visione delle informazioni e dei dati rivenienti dall’utilizzo della App ai fini della conduzione e realizzazione degli scopi indicati al punto 1 in corrispondenza della descrizione di ciascuno dei Moduli.
Il manager (di seguito, il Manager e/o i Manager) del dipartimento al quale l’utente appartiene all’interno dell’azienda datrice di lavoro dell’utente, il quale prende visione delle informazioni e dei dati rivenienti dall’utilizzo della App ai soli fini della conduzione realizzazione degli scopi indicati al punto 1 in corrispondenza della descrizione di ciascuno dei moduli. In particolare, il Manager non è in grado di vedere i dati relativi alle survey mentre è in grado di proporre delle challenge previste dal modulo Growth e di vedere, in forma di dati aggregati relativi a tutto il team che gestisce, le reazioni che il suo team ha espresso in relazione all’efficacia e all’opportunità delle challenges proposte.
La Titolare della App, quale soggetto che ne gestisce il mantenimento.
Con riferimento al modulo Rewards, i soggetti terzi che elaborano i dati rivenienti dall’utilizzo dell’App da parte degli utenti, per fini statistici ed in forma pseudonimizzata o anonimizzata, utilizzando modelli statistici e di classificazione, con ottenimento di informazioni che vengono usate dai team HR aziendali per i citati programmi di people management. Tali informazioni non contengono riferimenti diretti agli interessati cui i dati originari si riferiscono. Detti soggetti terzi non hanno quindi accesso ai dati in chiaro.

Come funziona la App.

L’Utente installa sul proprio dispositivo mobile la App, o vi accede da interfaccia web.

L’Utente accetta l’informativa sulla privacy ed i presenti termini e condizioni (di seguito anche ‘T&C’).

L’Utente inserisce le proprie credenziali di accesso, fornitegli dal proprio Dipartimento HR e di cui è responsabile della custodia. La password fornitagli dal Dipartimento HR è soggetta a reset, da parte dell’utente, a seguito del primo accesso.

L’Utente avrà quindi accesso alla propria pagina personale in cui rinverrà il proprio nome, cognome, email aziendale e job position, preinseriti dal Dipartimento HR.

L’Utente potrà caricare a Sua discrezione anche la propria immagine profilo.

L’Utente potrà prender parte e fruire di quanto indicato al punto 1 in corrispondenza della descrizione di ciascuno dei Moduli (per informazioni di dettaglio si rimanda alla consultazione delle descrizioni fornite tramite la App e/o eventuali supporti informativi trasmessi agli utenti da parte delle rispettive aziende datrici di lavoro).

L’attività svolta dagli Utenti (i.e., partecipazione e fruizione di quanto descritto al punto 1) sarà visibile: all’Utente stesso all’interno della propria pagina personale, limitatamente alla propria attività; ai soggetti responsabili di team aziendali, limitatamente ai contenuti della App, derivanti dalle funzionalità indicate al punto 1 e attinenti al team specifico; al Dipartimento HR, ai fini della cura dell’andamento organizzativo in relazione alle iniziative oggetto dei Moduli.

Le interazioni tra utenti sono visibili in forma anonima sia al dipartimento HR della società sia ai soggetti terzi sopra descritti (i quali per effettuare analisi statistiche in forma delegata usano solo informazioni pseudonimizzate o anonimizzate).

Obblighi di condotta. Supervisione della App.

Gli Utenti, i responsabili di team aziendali, i Dipartimenti HR ed i soggetti terzi sopra indicati si impegnano ad utilizzare la App esclusivamente per le finalità di cui ai presenti T&C.

La Titolare della App si riserva il diritto di contattare e diffidare, direttamente e/o tramite suoi incaricati, chiunque faccia un utilizzo scorretto o improprio della piattaforma, agendo sia per propria iniziativa sia dando seguito ad eventuali segnalazioni provenienti da altri Utenti. Stesso diritto compete, rispetto agli Utenti ed ai responsabili di team aziendali, al Dipartimento HR di riferimento.

Modifiche ai T&C e/o all’informativa sul trattamento dei dati personali.

La Titolare della App si riserva la facoltà di modificare i presenti T&C. Nel caso in cui i presenti termini e condizioni ovvero l’informativa sul trattamento dei dati relativa all’applicativo dovessero subire modifiche, l’utente ne verrà informato per il tramite dell’applicazione web o mobile, in forma idonea a consentirgli di avere accesso alle modifiche introdotte e di poterle – obbligatoriamente, per continuare ad utilizzare l’App – accettare.

Funzionamento tecnico della piattaforma.

La Titolare della App si impegna a risolvere tempestivamente eventuali malfunzionamenti e disagi di ad essa imputabili che dovessero verificarsi sulla App. In nessun caso risponderà dei guasti alla rete o dei disservizi imputabili ai soli fornitori.

Foro competente.

Per qualsiasi controversia derivante dal rapporto di cui ai presenti T&C, sarà competente in via esclusiva il Foro di Milano.