Gentile Utente di BE YOU XP (in avanti, la ‘App’),

Con il presente documento, BE YOU S.r.l., nella sua posizione di titolare della App, desidera fornirti alcune informazioni riguardo alle modalità, alle finalità e alla sicurezza del trattamento dei dati personali (di seguito, il ‘Trattamento’) effettuato per il tramite della App e di ogni attività e canale web che alla App siano correlati.

Per maggiori informazioni sul funzionamento della App e su quali sono diritti ed obblighi degli utenti della App, ti rimandiamo al documento Termini e Condizioni di Utilizzo della App.
È da considerare Utente della App chiunque faccia utilizzo del relativo software tramite app mobile e/o altri canali web.

Nota: la presente Informativa è fornita ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 per la protezione dei dati personali (di seguito, ‘GDPR’), compreso di successive modifiche ed integrazioni, nonché ai sensi del D. Lgs. 196/2003, come modificato e integrato dal D. Lgs. 101/2018.

Chi è il Responsabile del Trattamento dei Dati?

Il Responsabile del Trattamento è BE YOU S.r.l.. Il Responsabile è il soggetto che si occupa di elaborare i dati raccolti da BE YOU XP e di garantire il buon funzionamento dell’App e dei moduli di cui essa si compone.

Chi è il Titolare del Trattamento dei Dati?

Il Titolare del Trattamento è la società che mette a disposizione dei propri dipendenti e collaboratori l’utilizzo dell’App (in avanti, il ‘Titolare’). Il Titolare è il soggetto che determina le finalità ed i mezzi di Trattamento del dato.

Qual è la finalità del Trattamento dei Dati? In altre parole, perché i dati vengono trattati?
I dati vengono trattati per consentire l’effettuazione di quanto di seguito descritto:

• Per le funzionalità del modulo denominato MyVoice:
  • la diffusione di questionari (c.d. survey) relativi a: competenze ed engagement dei lavoratori rispetto all’azienda; organizzazione di attività ed iniziative in azienda; gestione dei team aziendali; feedback su iniziative aziendali; programmi di welfare aziendale; on boarding dei lavoratori rispetto alla realtà e ad iniziative aziendali.
  • La proposizione, da parte degli utenti, di suggestion, aventi ad oggetto spunti di miglioramento su prodotti, servizi, processi ed esperienza in azienda, rivolte al manager di riferimento ed al team HR.
  • Resta inteso che:
    • I questionari, a seconda del singolo caso, sono anonimi o nominativi;
    • Sono gli utenti a decidere, su base volontaria, se partecipare o meno alle survey
    • La proposizione delle suggestion è volontaria;
    • Sono gli utenti a decidere se rendere pubblico o meno il contenuto della suggestion
    • Il sistema di permessi e livelli di visibilità dei dati predisposto per l’App rispetta il principio di minimizzazione e proporzionalità del Trattamento dei dati;
    • I dati in chiaro vengono trattati in tale forma per la durata dell’iniziativa cui si riferiscono; al termine, vengono anonimizzati o cancellati.

• Per le funzionalità del modulo denominato MyReward, la realizzazione di programmi di People Management (quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, progetti di Reward & Recognition) svolti nell’ambito delle iniziative dell’azienda e mirate allo sviluppo delle competenze individuali dei dipendenti e alla crescita aziendale.
• Per le funzionalità del modulo denominato MyGrowth:
  • la realizzazione di challenges assegnate ai lavoratori e collaboratori dai propri manager responsabili (e/o richieste dai lavoratori e collaboratori a quest’ultimi) nell’ambito di iniziative dell’azienda mirate al miglioramento di capacità e competenze.
    • Resta inteso che:
      • la partecipazione alle challenges da parte dei collaboratori e lavoratori non è obbligatoria;
      • sono gli utenti a decidere se rendere pubblico o meno il contenuto della richiesta di challenge;
      • il sistema di permessi e livelli di visibilità dei dati predisposto per l’App rispetta il principio di minimizzazione e proporzionalità del Trattamento dei dati;
      • i dati in chiaro vengono trattati in tale forma per la durata dell’iniziativa cui si riferiscono; al termine, vengono anonimizzati o cancellati.
  • L’invio e la richiesta di feedback tra utenti su questioni attinenti l’attività lavorativa ed aziendale.
    • Resta inteso che:
      • La richiesta e l’invio di feedback sono falcoltativi
      • Il contenuto dei feedback rimane visibile solo agli utenti che ne effettuano l’invio o la richiesta
      • Il team manager e l’HR manager hanno visibilità del solo numero delle interazioni feedback intervenute e del dato aggregato avente ad oggetto le parole più utilizzate nello scambio dei feedback; resta precisato che il dato aggregato consistente nelle parole più utilizzate non può di per sé consentire di risalire al coenuto di uno o più messaggi di feedback scambiati tra singoli utenti;
      • il sistema di permessi e livelli di visibilità dei dati predisposto per l’App rispetta il principio di minimizzazione e proporzionalità del Trattamento dei dati;
      • i dati in chiaro vengono trattati in tale forma per la durata dell’iniziativa cui si riferiscono; al termine, vengono anonimizzati o cancellati.
• Per le funzionalità relative alla sezione della App denominata MyProfile, il potersi riportare, per ciascun utente, le skills e le attribuzioni in azienda, la foto (opzionale), nome, cognome, email aziendale e job position.
• Per le funzionalità relative alla sezione della App denominata MyOKR, il potersi creare, per ciascun utente, gli obiettivi e le priorità su cui il team lavora, il responsabile dell’obiettivo ed il team a cui è associato.

Nel caso di inserimento, da parte dell’Utente, di una foto profilo, questa potrà essere usata dal Titolare del Trattamento per scopi di partecipazione a iniziative aziendali interne.
Per maggiori informazioni, vedi anche i Termini e Condizioni di Utilizzo della App.

Quali dati vengono trattati tramite la App?

• Dati anagrafici dell’Utente: nome, cognome, immagine (facoltativa), job position, indirizzo e-mail aziendale.

Questi dati sono già in possesso del Titolare del Trattamento, che è anche datore di lavoro (o parte contraente di rapporti di collaborazione) dell’Utente; per questa ragione, è possibile che l’Utente trovi i propri dati già inseriti nella App, quando accederà alla propria sezione personale.

• Dati comportamentali sull’utilizzo della App e interazioni attraverso la stessa.
  Si tratta dei dati che rivengono dall’utilizzo, da parte dell’Utente, della App (a titolo non esaustivo: interazioni generate, pagine visitate, funzioni utilizzate).

In ogni caso, dando il proprio consenso a quanto descritto nella presente Informativa, l’Utente accetta che i suoi dati, sia anagrafici che comportamentali, vengano utilizzati dal Titolare del Trattamento per
le finalità esplicitate nel presente documento (compreso quanto descritto nella sezione denominata “Qual è la finalità del Trattamento dei Dati? In altre parole, perché i dati vengono trattati?” e, in generale, secondo i termini e le condizioni contenuti nel presente documento).

Tutti i dati personali verranno opportunamente criptati e resi fruibili, nelle forme e secondo le limitazioni descritte e dovute, solamente agli Utenti della App, al Dipartimento HR d’azienda ed ai responsabili di team aziendali.

In cosa consiste il Trattamento dei dati? In altre parole, come vengono trattati i dati tramite la App?

Il Trattamento potrà avvenire sia mediante sistemi informatici e processi automatizzati, sia in modalità manuale.

Per il conseguimento delle finalità sopra descritte, i dati saranno sottoposti alle seguenti attività, le quali costituiscono il Trattamento: raccolta, registrazione, organizzazione, strutturazione, conservazione, consultazione, comunicazione mediante trasmissione, confronto.

Il Trattamento, in particolare, prevede che detti dati vengano anche elaborati (organizzati, strutturati, confrontati) per il tramite di modelli di classificazione e statistici.
La raccolta, la registrazione, la consultazione avvengono attraverso la App.

La conservazione è effettuata per il tramite di un’infrastruttura informatica.
La comunicazione mediante trasmissione è effettuata a partire dall’infrastruttura o, in generale, dal sistema informativo a disposizione dei soggetti che, in linea con quanto previsto nella presente Informativa, eseguono il Trattamento.

Ogni attività relativa al Trattamento, è eseguita secondo misure di sicurezza adeguate, individuate specificamente a seconda del caso di specie e in linea con le previsioni normative e gli standard di mercato.
I dati vengono trattati in chiaro, ove occorra e come di seguito dettagliato, per la sola durata dell’iniziativa cui si riferiscono; al termine, vengono anonimizzati o cancellati.

Per quanto attiene al modulo MyVoice, i dati vengono trattati in chiaro da parte del team aziendale HR al fine di poter migliorare l’engagement dei lavoratori rispetto all’azienda, l’organizzazione di attività e iniziative in azienda, la gestione dei team aziendali, le competenze dei singoli e dei team, di avere feedback su iniziative aziendali, di implementare programmi di welfare aziendale e di on boarding dei lavoratori rispetto alla realtà e ad iniziative aziendali, ottenere da parte degli utenti suggerimenti (suggestion) su spunti di miglioramento su prodotti, servizi, processi ed esperienza in azienda.

Per quanto attiene al modulo MyReward, i dati vengono trattati in chiaro da parte del team aziendale HR al fine di poter seguire e gestire i progetti indicati nelle finalità, in particolare con riferimento al conferimento di premi ed awards aziendali ed ai programmi di retention. I dati vengono poi trattati altresì, per fini statistici, in forma pseudonimizzata, da parte di soggetti terzi che li elaborano tramite modelli statistici e di classificazione aventi lo scopo di correlare l’utilizzo dell’App con le misure di engagement aziendale e di ottenere informazioni ad uso dei team HR aziendali, per i programmi indicati nelle finalità. Tali informazioni non contengono riferimenti diretti agli interessati cui i dati originari si riferiscono. Detti soggetti terzi non hanno quindi accesso ai dati in chiaro. I dati vengono, nell’elaborazione, resi anonimi/pseudonimizzati e fatti confluire nei modelli sopra citati. Dette informazioni elaborate vengono quindi utilizzate dal Titolare per le iniziative descritte nelle finalità.

Per quanto attiene al modulo MyGrowth, i dati raccolti tramite la partecipazione, da parte dell’utente, alle challenges (quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, le risposte alle domande poste ad ogni “check-point” ovvero i commenti finali relativi alla proprie impressioni sulla challenges) o allo scambio e richiesta di feedback, non verranno trattati in chiaro dal team aziendale HR, che avrà accesso solo a dati aggregati. Il manager sarà in grado di vedere i dati aggregati relativi al proprio team (esemplificativamente, vedrà la media delle valutazioni che gli utenti che abbiano partecipato hanno dato alla challenge) mentre l’HR manager sarà in grado di vedere i dati relativi a tutti i lavoratori.

Per quanto attiene al modulo MyProfile, i dati raccolti mediante la compilazione dei campi obbligatori quali nome, cognome e indirizzo email, verranno trattati in chiaro da parte del team aziendale HR al fine di aprire all’interno dell’App un account per il lavoratore e saranno visibili a tutti gli utenti dell’App. Tutti gli altri dati inseriti (quali a titolo esemplificativo e non esaustivo, immagine del profilo, skills e attribuzioni in azienda, i premi ricevuti visualizzabili sottoforma di “badge”, scores) saranno visibili a tutti gli utenti della piattaforma solo ed esclusivamente se l’utente deciderà di renderli pubblici.

Per quanto attiene al modulo MyOKR, i dati raccolti mediante la compilazione dei campi obbligatori quali nome, descrizione dell’obiettivo, team coinvolto, checkpoint e metriche raccolte, verranno trattati in chiaro e saranno visibili a tutti gli utenti dell’App (metodologia chiave del framework OKR di riferimento).

Chi esegue il Trattamento dei dati?

Il Trattamento dei dati è svolto dal Titolare, il quale si avvale, all’interno della propria organizzazione, di incaricati del Trattamento, che compiono le attività secondo le direttive impartitegli dal Titolare.
Il Trattamento è, altresì, svolto, per conto del Titolare, da uno o più Responsabili del Trattamento, i quali, ai sensi di quanto previsto dall’art. 28 del GDPR, eseguono le relative attività in forza di un contratto di nomina in cui viene dettagliato l’ambito del Trattamento da loro eseguito.
A titolo indicativo, sono nominati Responsabili del Trattamento i soggetti che si occupano della gestione e manutenzione dell’infrastruttura informatica, della anonimizzazione e/o della cancellazione dei dati, dello sviluppo e dell’aggiornamento della App.

Il soggetto che si occupa della gestione e manutenzione dell’App e dell’infrastruttura informatica, nonché dello sviluppo e dell’aggiornamento della stessa, ha accesso ai Dati solo in versione anonimizzata.
Nei confronti dell’Utente, il soggetto di riferimento per l’esercizio dei diritti e per la proposizione delle rimostranze è il Titolare del Trattamento, che può essere contattato a mezzo e-mail certificata o ordinaria agli indirizzi forniti.

Quali sono i diritti dell’Utente in relazione al Trattamento dei dati?

L’Utente ha il diritto di accedere in qualunque momento ai dati che lo riguardano, ai sensi degli artt. 15-22 GDPR.

In particolare, può chiedere la rettifica, la cancellazione, la limitazione del Trattamento dei dati stessi nei casi previsti dall’art. 18 del GDPR, la revoca del consenso, nonché proporre reclamo all’autorità di controllo competente (Garante per la Protezione dei Dati Personali) ex articolo 77 del GDPR.
Potrà esercitare in ogni momento i diritti che gli spettano, tra cui in particolare:

1. chiedere al Titolare l’accesso ai propri dati e/o la loro rettifica o cancellazione e, nei casi consentiti, la portabilità degli stessi;
   ottenere la limitazione dei trattamenti che lo riguardano o opporsi agli stessi;
   proporre reclami all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.

Dove possono essere reperite maggiori informazioni sulle policy del Titolare del Trattamento in materia di tutela della riservatezza (privacy) e della sicurezza del dato (data protection)?
Ogni informazione, anche in riferimento a misure di sicurezza e Responsabili del Trattamento nominati, può essere richiesta scrivendo al Titolare del Trattamento agli indirizzi forniti.